Việc quản lý đơn hàng online trên Facebook một cách hiệu quả là thách thức chung mà nhiều người đang quan tâm. Với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt trong việc kinh doanh trên nền tảng này, bán hàng trên Facebook hiện nay là điều không hề đơn giản. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng DGM ASIA khám phá những kinh nghiệm quản lý đơn hàng trên Facebook hiệu quả nhằm giúp người kinh doanh tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trên mạng xã hội này nhé.
Menu
Tại sao bạn nên bán hàng trên Facebook?
Trong thế giới kinh doanh online ngày nay, Facebook đã chứng tỏ mình không chỉ là một mạng xã hội thông thường nữa. Với hơn 1,69 tỷ người dùng (số liệu năm 2020, theo Statista), nền tảng này đã trở thành một thiên đường tiềm năng cho những người kinh doanh muốn thăng tiến và khẳng định vị thế của mình trong thị trường cạnh tranh.
Bất kể bạn là một doanh nghiệp lớn, một thương gia chuyên nghiệp hay chỉ đơn giản là một cá nhân ấp ủ mơ ước kinh doanh riêng, bán hàng trên Facebook mang đến nhiều lợi ích đáng giá. Tại đây, bạn có thể tận dụng sự đa dạng và quy mô lớn của cộng đồng người dùng, tiếp cận hàng triệu khách hàng tiềm năng và thậm chí xây dựng một thương hiệu vững mạnh từ những bước đi nhỏ nhặt.
Điều hấp dẫn là bất kỳ ai cũng có thể trở thành một nhà bán hàng trên Facebook. Từ những doanh nhân có kinh nghiệm, những chị em nội trợ, cho đến những công nhân chăm chỉ, sinh viên năng động, tất cả đều có cơ hội để thực hiện ước mơ kinh doanh và tạo dựng cho mình một con đường thành công trên mạng xã hội này.
Tuy nhiên, để thành công trong việc bán hàng trên Facebook không đơn giản. Đây là một nghệ thuật, một ngành nghề riêng đòi hỏi sự kiên nhẫn và hiểu biết về các kỹ năng kinh doanh đặc thù trên môi trường trực tuyến, cụ thể như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu tiếp nhé!
Xem thêm: 4 bước xây dựng kịch bản Live Stream bán hàng trên Facebook hiệu quả
Quy trình chốt đơn hàng trên Facebook
Trả lời bình luận và tin nhắn của khách hàng một cách nhanh chóng
Một trong những bước đầu tiên quan trọng khi kinh doanh trực tuyến trên Facebook là quản lý chặt chẽ các tương tác với khách hàng. Hãy thường xuyên truy cập vào trang Facebook doanh nghiệp của bạn để kiểm tra toàn bộ những bình luận và tin nhắn đã gửi đến trong hộp thư. Phản hồi nhanh chóng và cụ thể cho khách hàng về thông tin đặt hàng, câu hỏi, thắc mắc và yêu cầu tư vấn là điều quan trọng.
Bạn không nên để khách hàng phải chờ quá lâu để nhận được phản hồi, vì việc này có thể khiến họ cảm thấy không hài lòng và dễ dàng chuyển sang sản phẩm hoặc dịch vụ của đối thủ. Trả lời nhanh chóng giúp bạn tạo dựng được lòng tin và tạo ấn tượng tích cực với khách hàng. Nếu bỏ qua việc này và để tình trạng chậm trễ phản hồi kéo dài, dần dần uy tín của doanh nghiệp bạn sẽ bị tổn hại và tiềm ẩn nguy cơ mất khách hàng cũng như lỗ vốn. Hãy luôn giữ liên lạc chặt chẽ với khách hàng, đảm bảo hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của họ một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp để duy trì sự tin cậy và tăng cường thành công kinh doanh trên Facebook.
Ghi nhận thông tin đơn đặt hàng chi tiết và chính xác
Sau khi nhận được thông tin đặt hàng cụ thể từ khách hàng, bạn cần xác nhận lại một lần nữa với họ về toàn bộ thông tin đặt hàng. Bước này giúp hạn chế tối đa những sai sót có thể xảy ra trong quá trình giao nhận hàng và quản lý đơn hàng trên Facebook. Nếu có bất kỳ sai sót nào trong quá trình ghi nhận thông tin, việc giao sai hàng, địa chỉ không chính xác, hay những lỗi khác có thể xảy ra có thể khiến họ không hài lòng. Trường hợp nghiêm trọng hơn, họ có thể đăng bài phốt về cửa hàng, dẫn đến việc mất khách hàng tiềm năng trong tương lai.
Tiếp theo, bạn cần tổng hợp tất cả đơn đặt hàng của khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định (ngày, buổi, hoặc tiếng – tùy vào số lượng đơn hàng và cách thức kinh doanh của doanh nghiệp) và gửi tất cả các đơn hàng đã tổng hợp cho bộ phận liên quan xử lý. Trước khi gửi, bạn hãy kiểm tra kỹ càng để đảm bảo gửi đầy đủ và không thiếu sót đơn hàng nào. Việc này giúp bạn đảm bảo được quá trình xử lý và giao hàng diễn ra một cách chính xác và hiệu quả, giữ vững uy tín của cửa hàng và tạo lòng tin với khách hàng.
Tìm hiểu thêm: Cách tạo Fanpage bán hàng hiệu quả hoàn toàn miễn phí
Cách quản lý đơn hàng trên Facebook hiệu quả
Kiểm kê hàng tồn kho
Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng qua inbox hay comment trên trang Facebook doanh nghiệp, việc quản lý số lượng sản phẩm trong kho là một bước quan trọng để đảm bảo việc cung cấp sản phẩm/dịch vụ đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Có hai cách để thực hiện kiểm kê hàng tồn kho như sau:
- Cách 1: Kiểm tra tồn kho thủ công
Kiểm tra số lượng sản phẩm khách hàng muốn đặt thông qua việc quan sát trực tiếp các kệ trong kho. Từ đó, bạn có thể đảm bảo rằng mình có đủ số lượng sản phẩm để đáp ứng đơn hàng của khách hàng. Mặc dù cách này đòi hỏi thời gian và công sức, nhưng có thể phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ có lượng đơn hàng không quá lớn.
- Cách 2: Sử dụng bảng tính tồn kho
Để tăng tính nhanh chóng và hiệu quả trong việc quản lý số lượng hàng tồn kho, bạn hãy tạo ra một bảng tính chứa (có thể bằng excel) thông số tồn kho cụ thể. Bảng tính này bao gồm số lượng sản phẩm còn lại trong kho, được cập nhật thường xuyên theo từng đơn hàng và lô hàng mới được nhập. Việc sử dụng bảng tính giúp cho bạn dễ dàng theo dõi số lượng hàng tồn kho và đưa ra quyết định nhanh chóng trong việc xác nhận và xử lý đơn hàng từ khách hàng.
Bằng cách thực hiện một trong hai cách trên, việc quản lý đơn hàng Facebook sẽ trở nên thuận tiện hơn và đảm bảo rằng khách hàng nhận được sự phục vụ chất lượng và đúng hẹn.
Lập danh sách hàng hóa
Sau khi đã xác nhận số lượng hàng trong kho đủ để cung ứng cho đơn hàng của khách hàng trên Facebook, bạn có thể lựa chọn các bước cần thực hiện tiếp theo như sau:
- Cách 1: Xử lý từng đơn hàng riêng lẻ
Thực hiện xử lý và giải quyết từng đơn hàng riêng lẻ bằng cách lặp đi lặp lại hành động đi và đến kệ kho nhiều lần để lấy sản phẩm cần đóng gói. Cách này phù hợp khi các đơn hàng có yêu cầu đặc biệt hoặc số lượng sản phẩm không quá nhiều. Tuy nhiên, nó có thể tốn nhiều thời gian và công sức, đặc biệt khi có nhiều đơn hàng cần xử lý cùng một lúc.
- Cách 2: Xây dựng danh sách sản phẩm
Tạo danh sách để lựa chọn tất cả các hàng hóa có cùng điểm giao hàng, sau đó sắp xếp lại sau khi đã chọn đủ số lượng cho từng đơn hàng. Danh sách này cần thể hiện số thứ tự và số lượng sản phẩm cần chọn. Cách này giúp tối ưu hóa việc lấy hàng từ kho, tiết kiệm thời gian và năng lực nhân viên. Đặc biệt, nó phù hợp khi có nhiều đơn hàng cùng loại hoặc số lượng sản phẩm lớn cần xử lý đồng thời.
Bằng cách chọn một trong hai cách trên, bạn có thể tối ưu quy trình xử lý đơn hàng Facebook, giảm thiểu thời gian và công sức, đồng thời đảm bảo sự chính xác và hiệu quả trong việc cung cấp hàng hóa cho khách hàng một cách nhanh chóng và đáng tin cậy.
Phân loại và đóng gói sản phẩm
Việc đóng gói đơn hàng Facebook có thể chia thành các tiêu chí sau:
- Đóng gói hàng hóa theo tính chất sản phẩm: Phân loại theo loại sản phẩm như thời trang, tiêu dùng, mỹ phẩm, đồ điện tử, và các loại khác.
- Đóng gói hàng hóa theo đơn vị vận chuyển: Phân loại theo dịch vụ giao hàng như giao hàng nhanh, giao hàng tiết kiệm, sử dụng các đơn vị vận chuyển như Viettel Post, Giao hàng tiết kiệm, và các công ty vận chuyển khác.
- Đóng gói hàng hóa theo kích thước sản phẩm: Phân loại theo kích thước sản phẩm, bao gồm các sản phẩm lớn, nhỏ, trung bình và các loại khác.
- Đóng gói hàng hóa theo đặc tính sản phẩm: Phân loại các sản phẩm đặc biệt như hàng dễ vỡ, hàng nhẹ nhàng,…
Khi xử lý đơn hàng Facebook, bạn cần kiểm tra lại thông tin đơn hàng để đảm bảo rằng các thông tin trên phiếu đơn hàng phù hợp và trùng khớp với thông tin thực tế. Sau đó, tiến hành sắp xếp hàng hóa và đóng gói vào bao bì, thùng carton theo chuẩn để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách an toàn và đúng quy cách.
Cách quản lý đơn hàng trên Facebook hiệu quả là đảm bảo sự chính xác và chất lượng trong quy trình đóng gói hàng hóa, từ việc phân loại sản phẩm, lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp, đến đóng gói theo các tiêu chí đã xác định trước. Điều này đảm bảo sự hài lòng và tin tưởng từ khách hàng, giúp tạo nên sự thành công và phát triển bền vững trong kinh doanh trên mạng xã hội này.
Vận chuyển đơn hàng Facebook
Bước quan trọng trong quy trình quản lý đơn hàng trên Facebook là vận chuyển đơn đặt hàng đến tay người tiêu dùng. Quá trình vận chuyển đòi hỏi các việc làm như sau:
- In ấn tem/nhãn của đơn vị vận chuyển và hóa đơn bán hàng: Trước khi giao hàng, bạn cần in ấn tem/nhãn của đơn vị vận chuyển và hóa đơn bán hàng. Tem/nhãn này sẽ giúp xác định đơn hàng và vận chuyển một cách chính xác và tiện lợi.
- Đánh dấu đơn hàng đã được giao: Sau khi giao hàng thành công, bạn cần đánh dấu đơn hàng đã được giao để dễ dàng quản lý đơn trên Facebook. Việc này giúp đảm bảo rằng đơn hàng đã được xử lý và giao hàng đúng hẹn.
- Gửi tin nhắn/email xác nhận giao hàng: Sau khi hoàn thành giao hàng, bạn nên gửi tin nhắn hoặc email cho khách hàng để xác nhận rằng hàng đã được giao và cung cấp thông tin theo dõi tình trạng đơn hàng. Tin nhắn/email này cũng có thể cung cấp hỗ trợ cho khách hàng để dễ dàng theo dõi và tra cứu thông tin về đơn hàng của mình.
Việc thực hiện đầy đủ và chính xác các bước trong quá trình vận chuyển đơn đặt hàng giúp đảm bảo sự tin tưởng và hài lòng từ khách hàng. Đồng thời, việc gửi tin nhắn/email xác nhận và hỗ trợ theo dõi tình trạng đơn hàng cũng tạo ra sự tiện lợi và tận tâm trong dịch vụ, giúp củng cố vị thế của doanh nghiệp trên nền tảng Facebook.
Theo dõi và xử lý các tình huống phát sinh (nếu có)
Theo dõi đơn hàng Facebook
Khi đơn vị vận chuyển tiếp nhận đơn hàng Facebook của bạn và tiến hành giao hàng, họ sẽ cung cấp thông tin để bạn có thể theo dõi quá trình giao hàng. Điều này cho phép bạn kiểm tra xem đơn hàng đã đến tay khách hàng đúng thời điểm hay chưa và đảm bảo đơn hàng không bị thất lạc.
Xử lý tình huống sau bán hàng
Để đem đến trải nghiệm mua hàng hiệu quả cho khách hàng và tăng độ tin cậy của thương hiệu, bạn cần phải hợp lý giải quyết những tình huống phát sinh sau khi đơn hàng đã được giao đến tay khách hàng.
Hãy luôn lắng nghe và thấu hiểu những vấn đề mà khách hàng đang gặp phải như giao sai hàng, giao hàng chậm, hàng không giống mẫu, thiếu hàng,… Sau đó, hãy ghi nhận và đưa ra các giải pháp ổn thỏa để xoa dịu phẫn nộ của khách hàng. Bạn có thể sử dụng các cách như hoàn tiền gấp đôi, đổi trả hàng không mất phí, tặng quà, giảm giá hàng, và các hình thức hỗ trợ khác để đảm bảo khách hàng được hài lòng và cảm thấy yên tâm với dịch vụ của bạn.
Quan trọng nhất là tạo cảm giác cho khách hàng rằng bạn quan tâm và đặt họ lên hàng đầu, sẵn lòng giải quyết mọi vấn đề phát sinh và cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của họ một cách tận tâm và nhanh chóng. Điều này giúp bạn xây dựng lòng tin và sự hỗ trợ từ phía khách hàng, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp trên nền tảng Facebook.
Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn cách xây dựng thương hiệu cá nhân trên facebook chi tiết nhất
Những việc cần làm sau khi đã hoàn tất đơn hàng trên Facebook
Đánh dấu đơn hàng đã hoàn tất
Xác định trạng thái “hoàn tất” cho đơn hàng đã giao hàng thành công sẽ giúp bạn đảm bảo rằng các đơn hàng được quản lý một cách chính xác và hiệu quả. Việc này giúp bạn dễ dàng xác định các đơn hàng đã hoàn tất và tập trung vào những đơn hàng còn đang trong quá trình xử lý. Đồng thời, việc có kế hoạch remarketing hợp lý cho những đơn hàng hoàn tất giúp bạn tối ưu hóa việc tiếp cận và tương tác với khách hàng đã mua hàng trước đó, từ đó xây dựng mối quan hệ bền vững và tăng cường doanh số bán hàng trong tương lai.
Kiểm tra lại hàng tồn kho
Sau khi đã hoàn thành một đơn hàng, bạn cần cập nhật lại số lượng hàng tồn kho một lần nữa để đảm bảo thông tin trên trang Facebook của bạn hiển thị chính xác số lượng hàng tồn kho thực tế. Điều này giúp đảm bảo rằng khách hàng nhận được thông tin chính xác và tránh tình trạng đặt hàng nhầm số lượng không đủ.
Nếu sản phẩm đã hết hàng, bạn phải cập nhật thông tin này ngay trên trang Facebook và trả lời khách hàng đang quan tâm về sản phẩm biết được tình trạng này. Việc thông báo sớm giúp khách hàng không phải chờ đợi và không bị thất vọng. Đồng thời, bạn cần đề xuất các sản phẩm tương tự hoặc giới thiệu các sản phẩm khác phù hợp để khách hàng có thể lựa chọn thay thế. Điều này giúp duy trì sự hài lòng và tạo dựng lòng tin từ khách hàng, góp phần thúc đẩy mối quan hệ và sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp trên Facebook.
Lưu trữ thông tin chi tiết của đơn hàng và khách hàng
Khi đơn hàng đã hoàn tất, đừng quên lưu giữ các thông tin liên quan đến đơn hàng như thông tin sản phẩm, dữ liệu khách hàng và tiến trình giao nhận hàng. Việc lưu trữ thông tin đơn hàng này sẽ hữu ích cho bạn trong việc giải quyết các vấn đề khiếu nại phát sinh trong tương lai, đảm bảo mọi tình huống được đối chiếu một cách rõ ràng và chính xác.
Bên cạnh đó, việc lưu trữ thông tin khách hàng cũng rất quan trọng để tiếp cận và quảng cáo sản phẩm một cách phù hợp với từng khách hàng. Việc phân tích dữ liệu khách hàng có thể giúp bạn nhận biết được khách hàng trung thành, từ đó có thể lập kế hoạch chăm sóc và tạo ưu đãi đặc biệt để duy trì sự trung thành của khách hàng với thương hiệu và sản phẩm của bạn.
Xem thêm: Tại sao chạy quảng cáo Facebook không hiệu quả? Cách khắc phục như thế nào?
Trên đây là những cách giúp bạn quản lý đơn hàng trên Facebook hiệu quả. Hi vọng những kiến thức này sẽ giúp ích các bạn trong quá trình kinh doanh online của mình. Hãy tiếp tục đón đọc những bài viết tiếp theo của DGM ASIA để có thêm nhiều kiến thức hữu ích nhé!
