Biểu đồ xương cá là gì? Định nghĩa, mục đích và cách sử dụng trong phân tích vấn đề

Biểu đồ xương cá là một công cụ phân tích và trình bày nguyên nhân và hệ thống của một vấn đề hoặc sự cố. Nó được sử dụng để hiểu và hình dung các nguyên nhân gốc rễ và tương quan giữa chúng. Biểu đồ xương cá giúp nhóm tìm ra các nguyên nhân quan trọng và tập trung vào giải quyết chúng để đạt được kết quả tốt hơn. Vậy, cụ thể, biểu đồ xương cá là gì? Hãy cùng DGM ASIA tìm hiểu cụ thể nhé

Biểu đồ xương cá là gì?

Biểu đồ xương cá (fishbone diagram) là một công cụ quản lý chất lượng và phân tích nguyên nhân gốc rễ. Nó giúp tìm ra nguyên nhân và kết quả của các lỗi và khiếm khuyết trong quy trình. Biểu đồ xương cá được sử dụng để phân tích và phá vỡ các nguyên nhân gốc rễ góp phần tạo ra hiệu ứng của vấn đề. Nó là một công cụ quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hiệu suất công việc.

Xem thêm: Digital Marketing là gì? Cách tự học Digital Marketing hiệu quả nhất bạn không nên bỏ qua

Các trường hợp cần triển khai biểu đồ xương cá

Những trường hợp cần phải ứng dụng biểu đồ xương cá là gì? Cụ thể như sau:

• Phân tích một vấn đề cụ thể: Biểu đồ xương cá giúp phân tích các yếu tố góp phần vào một vấn đề cụ thể, từ đó hiểu rõ hơn về tình hình và tìm ra giải pháp.
• Tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề: Biểu đồ xương cá là công cụ mạnh mẽ để xác định và phân tích nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề, giúp bạn đi sâu vào bản chất của vấn đề và đưa ra các giải pháp hiệu quả.
• Phân tích thiết kế mới: Khi bạn đang phát triển một thiết kế mới cho một sản phẩm hoặc quy trình, biểu đồ xương cá giúp bạn phân tách và xác định các thành phần quan trọng để tối ưu hóa thiết kế.
• Cải tiến quy trình: Biểu đồ xương cá giúp bạn phân tích và tối ưu hóa các bước trong quy trình làm việc, từ đó cải thiện hiệu suất và tăng sự hiệu quả của quy trình.
• Cải thiện chất lượng: Bằng cách sử dụng biểu đồ xương cá, bạn có thể phân tích các yếu tố gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ và đưa ra các biện pháp cải thiện để nâng cao chất lượng

Biểu đồ xương cá không chỉ đơn thuần là một công cụ hỗ trợ giải quyết vấn đề, mà còn có thể được áp dụng linh hoạt trong nhiều lĩnh vực và quy trình khác nhau để phân tích, tối ưu hóa và cải thiện.

Xem thêm: Tại sao chạy quảng cáo Facebook không hiệu quả? Cách khắc phục như thế nào?

Các thành phần cơ bản của biểu đồ xương cá

Trong quy trình tạo biểu đồ xương cá, việc xác định các yếu tố góp phần tạo ra các biến thể là một bước quan trọng. Giáo sư Ishikawa đã mô tả 6M như những yếu tố đóng góp trong quá trình sản xuất, gồm: nhân lực (manpower), máy móc (machine), phương pháp (method), vật liệu (material), đo lường (measurement) và môi trường (mother nature). Những yếu tố 6M này ảnh hưởng đến các thay đổi trong quy trình và chúng là những “xương” chính đầu tiên trong biểu đồ xương cá của bạn. Vậy, cụ thể các thành phần trong biểu đồ xương cá là gì? Hãy cùng tìm hiểu thêm nhé.

Để xác định 6M và cách chúng có thể đóng góp vào sự thay đổi của quy trình, chúng ta hãy xem từng yếu tố một:

• Nhân lực (Manpower): Đây liên quan đến lao động vận hành và/hoặc chức năng của những người tham gia thiết kế và phân phối sản phẩm. Nhân lực có thể đóng góp vào các vấn đề không mong muốn trong quy trình. Nếu nhân lực được xác định là nguyên nhân của tác động không mong muốn, thì nó thường được xem là một yếu tố trong 6M.
• Phương pháp (Method) là yếu tố quan trọng trong quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ. Các quy trình không hiệu quả thường có quá nhiều bước, phê duyệt và hoạt động không đóng góp hoặc tạo ra giá trị. Khi quy trình không được tổ chức, đơn giản hóa và tiêu chuẩn hóa một cách hợp lý, nó có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và khó theo dõi.
• Máy móc (Machine) đề cập đến hệ thống, công cụ, phương tiện và thiết bị được sử dụng trong quá trình sản xuất. Khi máy móc, công cụ và cơ sở vật chất không được quản lý tốt hoặc gặp các vấn đề kỹ thuật hoặc bảo trì, chúng có thể không đáp ứng kết quả mong muốn.
• Nguyên liệu (Material) bao gồm nguyên liệu thô, linh kiện và vật tư tiêu hao cần thiết để tạo ra sản phẩm cuối cùng mong muốn. Khi quản lý vật liệu không hiệu quả, có thể xảy ra các vấn đề như chỉ định sai, dán nhãn sai, bảo quản không đúng cách, quá hạn sử dụng, và các yếu tố khác.
• Mẹ Thiên Nhiên (Môi trường) bao gồm các yếu tố không thể đoán trước và kiểm soát được như thời tiết, lũ lụt, động đất, hỏa hoạn và các yếu tố tương tự. Mặc dù nhiều yếu tố môi trường có thể dự đoán và kiểm soát, nhưng vẫn tồn tại một số yếu tố môi trường không thể tránh khỏi.
• Đo lường (Measurement) bao gồm việc kiểm tra thủ công hoặc tự động và các phép đo vật lý như khoảng cách, thể tích, nhiệt độ, áp suất, v.v. Đôi khi, các phép đo có thể không nhất quán, gây khó khăn trong việc sử dụng dữ liệu để đưa ra các kết luận có thể lặp lại và tìm ra nguyên nhân nhất quán.

Sáu yếu tố 6Ms thường được sử dụng như một khung khởi đầu cho việc xây dựng biểu đồ xương cá (fishbone diagram) để biểu thị các nguyên nhân tiềm ẩn của vấn đề. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có đầy đủ sáu nguyên nhân, và bạn có thể thêm hoặc loại bỏ chúng tùy thuộc vào trường hợp cụ thể. Khi bạn biết cấu trúc cơ bản của biểu đồ xương cá là gì, bạn và nhóm làm việc có thể cùng nhau xác định các nguyên nhân khác nhau mà ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn xây dựng thương hiệu cá nhân trong thời đại số đầy đủ, chi tiết

Các bước triển khai mô hình xương cá

Bước 1 – Xác định vấn đề

Sau khi đã tìm hiểu khái niệm biểu đồ xương cá là gì, hãy cùng tìm hiểu các bước để triển khai mô hình này. Bước đầu tiên để giải quyết vấn đề và xây dựng một biểu đồ xương cá hiệu quả là xác định chính xác vấn đề. 

Ví dụ, giả sử bạn đang đối mặt với vấn đề là phần mềm quản lý bán hàng do công ty bạn thiết kế có tỷ lệ hủy đăng ký cao. Sau cuộc thảo luận nội bộ, nhóm quyết định rằng tỷ lệ hủy đăng ký trong tháng đầu tiên là vấn đề chính cần cải thiện, và mục tiêu được đặt là giảm tỷ lệ này xuống dưới 20%. Khi vấn đề đã được xác định rõ ràng, việc xác định các nguyên nhân trực tiếp ảnh hưởng đến dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Điều này cũng khuyến khích việc đánh giá dữ liệu để xác định xem có thực sự tồn tại vấn đề hay không. Vấn đề đã xác định sẽ được sử dụng làm kết quả đầu ra cho biểu đồ xương cá, ví dụ trong trường hợp này là tỷ lệ hủy đăng ký sau tháng đầu tiên vượt quá 20%.

Bước 2 – Quyết định các loại nguyên nhân chính

Sau khi vấn đề đã được xác định, một quyết định quan trọng tiếp theo là xác định lĩnh vực cụ thể của vấn đề hoặc quy trình mà ta cần tìm hiểu nguyên nhân. Trong ví dụ trên, có ba lĩnh vực chính có thể được xem xét là:

• Người dùng
• Phần mềm
• Marketing

Mặc dù có thể có nhiều nguyên nhân, nhưng để giữ đơn giản, cũng như để dễ tìm hiểu biểu đồ xương cá là gì, ta nên hạn chế số lượng nguyên nhân trong khoảng không quá 10.

Bước 3 – Xác định nguyên nhân thực sự của vấn đề

Bây giờ chúng ta sẽ xem xét từng danh mục và liệt kê các yếu tố có thể ảnh hưởng đến sản phẩm của chúng ta.

Đối với người dùng, các nguyên nhân tiềm ẩn có thể bao gồm:

• Thiếu hiểu biết về lợi ích của phần mềm (thiếu giá trị cảm nhận).
• Không thể thực hiện các thao tác cơ bản hoặc không biết cách sử dụng tất cả các chức năng.
• Gặp phải sự chậm trễ khi liên hệ với bộ phận hỗ trợ.
• Sử dụng phần mềm không liên tục, chỉ yêu cầu sử dụng trong vài ngày.
• Quên sản phẩm và không sử dụng nó.

Đối với phần mềm chính, các nguyên nhân tiềm ẩn có thể là:

• Phần mềm không ổn định và thường xuyên bị treo.
• Giao diện phần mềm khó sử dụng.
• Yêu cầu cài đặt các plugin bổ sung để hoạt động tốt.
• Chức năng chính yêu cầu đăng ký bổ sung.
• Vấn đề liên quan đến bảo mật của phần mềm.

Đối với hoạt động Marketing, các nguyên nhân tiềm ẩn là:

• Giá của phần mềm đang cao hơn đối thủ cạnh tranh
• Chưa đưa ra được các ưu đãi hấp dẫn để giữ chân khách hàng
• Chính sách hậu mãi chưa đủ tốt
• Chưa thực hiện tốt giai đoạn Marketing gợi nhớ tới khách hàng

Bây giờ chúng ta đã đi qua một số nguyên nhân tiềm năng, nhưng để có một biểu đồ xương cá đầy đủ, chúng ta cần liệt kê càng nhiều nguyên nhân khác nhau càng tốt, điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn biểu đồ xương cá là gì. 

Tuy nhiên, không phải mọi lĩnh vực trên biểu đồ xương cá đều cần liệt kê nguyên nhân, và một số lĩnh vực có thể có nhiều nguyên nhân hơn so với các lĩnh vực khác. Bây giờ chúng ta đã có một điểm khởi đầu để xác định nguyên nhân gốc rễ. Để tìm ra nguyên nhân thực sự và giải quyết vấn đề, chúng ta cần điều tra từng nguyên nhân để xác định tác động thực sự của nó lên kết quả chung.

Bước 4 – Phân tích và hoạch định hướng giải quyết

Tại thời điểm này, bạn đã có một biểu đồ xương cá đầy đủ, biểu thị tất cả các nguyên nhân có thể dẫn đến vấn đề. Bằng cách sử dụng các công cụ như 5 Whys, điều tra và khảo sát, bạn có thể tiếp tục điều tra vấn đề và kiểm tra xem nguyên nhân tiềm ẩn nào thực sự góp phần vào vấn đề. Một gợi ý hữu ích cho bước này là viết tất cả các nguyên nhân có thể xảy ra của sự cố trên giấy ghi chú, để bạn có thể nhóm các nguyên nhân tương tự lại với nhau mà không cần phải xóa và viết lại quá nhiều. Đây là bước cuối cùng khi bạn muốn biết cách triển khai biểu đồ xương cá là gì.

Một vài lưu ý khi sử dụng biểu đồ xương cá

Mặc dù biểu đồ xương cá là một phương pháp hữu ích để xác định các nguyên nhân của một vấn đề, nó có thể trở nên rối và phức tạp nếu vấn đề có quá nhiều nguyên nhân hoặc quan hệ phức tạp giữa chúng chính vì như thế, bạn cần phải hiểu rõ các yếu tố cốt lõi của biểu đồ xương cá là gì. Ngoài ra, nếu việc xác định không được thực hiện cẩn thận, có thể xảy ra hiểu lầm giữa nguyên nhân và kết quả của vấn đề. Để tối ưu hóa việc xác định nguyên nhân chính, những người quản lý cần kết hợp công cụ xương cá với các phương pháp khác như 5 Whys. Các phương pháp này giúp phân tích sâu hơn và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, tránh sự phụ thuộc vào nhận định cá nhân và tập trung vào bằng chứng và dữ liệu cụ thể.

Xem thêm: Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp chi tiết, hiệu quả

Biểu đồ xương cá giúp người quản lý có cái nhìn tổng thể về các nguyên nhân tiềm năng, từ đó có thể thiết lập các giải pháp phù hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, việc xác định các nguyên nhân đòi hỏi sự chính xác và cẩn trọng, và cần kết hợp với các công cụ khác để đảm bảo tính hiệu quả của quy trình phân tích. Trên đây, DGM ASIA đã giới thiệu đến các bạn biểu đồ xương cá là gì? Hãy tiếp tục theo dõi các bài viết tiếp theo của chúng tôi nhé.