Khi kinh doanh, không chỉ quan tâm đến doanh số bán hàng hay lợi nhuận mà còn cần quan tâm đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Để đạt được điều này, một công cụ đặc biệt đã được ra đời và được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp – đó chính là KPI (Key Performance Indicator). Vậy KPI là gì? Vai trò của KPI trong doanh nghiệp là gì? Hãy cùng DGM ASIA tìm hiểu thêm về KPI và cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.
Menu
Giới thiệu về KPI
KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicator) là một chỉ số đo lường hoạt động và định hướng các mục tiêu của doanh nghiệp. KPI giúp đánh giá và theo dõi các chỉ tiêu quan trọng, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược và tái cấu trúc nếu cần thiết để đạt được mục tiêu kinh doanh.
Tầm quan trọng của KPI trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp, KPI đóng vai trò rất quan trọng trong việc theo dõi hiệu suất hoạt động, giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra những điều chỉnh kịp thời. KPI cũng giúp tập trung nguồn lực vào các mục tiêu quan trọng, hỗ trợ các quyết định chiến lược và giúp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
Mẫu KPI cho từng phòng ban trong doanh nghiệp
Dưới đây là 5 mẫu KPI được sử dụng phổ biến cho các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp:
Mẫu KPI cho phòng kinh doanh
- Doanh số bán hàng
- Tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng
- Số lượng khách hàng mới
- Số lượng cuộc gọi bán hàng thành công
- Số lượng khách hàng tiềm năng được phát hiện
Mẫu KPI cho Phòng Digital Marketing
- Số lượt truy cập website
- Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng
- Doanh thu từ các chiến dịch quảng cáo
- Số lượng lượt chia sẻ trên mạng xã hội
- Số lượng đăng ký thư điện tử
Tham khảo: Khi nào cần thuê Agency, khi nào cần Build team inhouse
Phòng kỹ thuật
- Tỉ lệ hoàn thành dự án
- Số lượng lỗi phát sinh
- Thời gian xử lý sự cố
- Tỉ lệ thành công của quá trình kiểm tra và kiểm định sản phẩm
- Tỷ lệ khách hàng hài lòng với sản phẩm và dịch vụ
- Phòng ban sản xuất:
- Số sản phẩm sản xuất được
- Tỷ lệ hao hụt sản phẩm
- Thời gian sản xuất một sản phẩm
- Tỉ lệ lỗi sản phẩm
- Độ chính xác trong quy trình sản xuất
Phòng tài chính
- Doanh thu
- Lợi nhuận
- Tỷ suất sinh lời
- Tỷ lệ thu nợ chưa được thu hồi
- Tổng số chi phí của doanh nghiệp
Cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp – 5 bước lập KPI hiệu quả nhất
Để thiết lập KPI hiệu quả, có 5 bước cơ bản như sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu của doanh nghiệp và mục tiêu của từng phòng ban
Việc xác định mục tiêu giúp cho doanh nghiệp hiểu rõ hướng đi của mình và phù hợp với tầm nhìn và chiến lược của doanh nghiệp. Từ đó, các phòng ban có thể xác định được mục tiêu cụ thể của mình để phù hợp với mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Ví dụ như, nếu công ty bạn đang muốn tăng doanh số bán hàng, thì bạn cần tập trung vào những yếu tố sau:
- Số lượng sản phẩm bán ra: Đây là một KPI cơ bản để đo lường hiệu quả kinh doanh và đạt được mục tiêu tăng doanh số bán hàng. KPI này đo lường số lượng sản phẩm được bán ra trong một khoảng thời gian nhất định. Để đạt được mục tiêu tăng doanh số bán hàng, các phòng ban cần tập trung vào nâng cao chất lượng sản phẩm, đưa ra giá cả cạnh tranh và thực hiện các hoạt động marketing hiệu quả.
- Tỉ lệ chuyển đổi khách hàng: KPI này đo lường tỉ lệ khách hàng tiềm năng được chuyển đổi thành khách hàng thực tế. Để tăng doanh số bán hàng, các phòng ban cần tập trung vào nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm, đưa ra giá cả hợp lý, thực hiện các hoạt động quảng cáo và tăng tính tương tác với khách hàng.
- Doanh số bán hàng từ khách hàng cũ: KPI này đo lường doanh số bán hàng được tạo ra từ khách hàng cũ. Để đạt được mục tiêu tăng doanh số bán hàng, các phòng ban cần tập trung vào việc duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện có bằng cách cung cấp dịch vụ tốt hơn, tăng cường chăm sóc khách hàng và đưa ra các ưu đãi đặc biệt cho khách hàng thân thiết.
Bước 2: Lựa chọn KPI phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp và từng phòng ban
KPI cần phải được lựa chọn sao cho phù hợp với mục tiêu cụ thể của từng phòng ban và của doanh nghiệp. Các KPI nên được thiết kế sao cho dễ đo lường, định lượng và có thể đo được bằng số liệu chính xác. Ví dụ về KPI cụ thể cho phòng kinh doanh trong trường hợp tăng doanh số bán hàng như sau:
- Tổng số lượt tiếp cận khách hàng mới trong một tháng: KPI này sẽ giúp đo lường hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị và quảng cáo của phòng kinh doanh.
- Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng: KPI này đo lường tỷ lệ khách hàng tiềm năng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp sau khi được tiếp cận bởi phòng kinh doanh.
- Doanh số bán hàng hàng tháng: KPI này sẽ giúp đo lường hiệu quả của các chiến lược bán hàng của phòng kinh doanh.
- Tổng số khách hàng mới được đăng ký trong một tháng: KPI này sẽ đo lường số lượng khách hàng mới được thu hút và đăng ký bởi phòng kinh doanh.
- Tỷ lệ giữ chân khách hàng: KPI này đo lường tỷ lệ khách hàng đã mua sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp và tiếp tục sử dụng chúng trong một khoảng thời gian nhất định.
Bước 3: Thiết lập mục tiêu và chỉ tiêu cho KPI
Mục tiêu của KPI cần phải rõ ràng và cụ thể. Nó phải đảm bảo phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp và của từng phòng ban. Chỉ tiêu của KPI cần phải được định lượng để đo lường được sự tiến bộ trong việc đạt được mục tiêu.
Bước 4: Phân bổ trách nhiệm cho việc đạt KPI cho từng vị trí và phòng ban
Các vị trí và phòng ban trong doanh nghiệp cần phải được phân bổ trách nhiệm cụ thể để đạt được mục tiêu KPI. Điều này đảm bảo rằng các nhân viên biết rõ trách nhiệm của mình và sẽ làm việc hết sức mình để đạt được mục tiêu.
Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh KPI định kỳ
KPI cần được đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng chúng vẫn phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Nếu cần thiết, KPI cần được điều chỉnh để phù hợp với tình hình thị trường và các yêu cầu của khách hàng.
Dưới đây là một mẫu đánh giá hiệu quả công việc dựa trên KPI. Để đánh giá KPI có đạt hay không, bạn có thể làm như sau:
Đầu tiên phải liệt kê ra tất cả các công việc, sau đó đánh trọng số (TS) cho từng công việc. Chúng ta có thể sử dụng thang điểm 1->3 tương ứng công việc quan trọng nhất 3 điểm, công việc ít quan trọng nhất 1 điểm. Sau đó sắp xếp thứ tự 1,2,3,4 tương ứng với mức độ hoàn thành công việc
Sau khi có mức độ hoàn thành công việc, chúng ta lấy mức độ hoàn thành nhân với trọng số (TS) để ra kết quả điểm cuối cùng. Ví dụ:
Công việc 1: 3 điểm x 3 (TS) = 9
Công việc 2: 2 điểm x3 (TS) = 6
Công việc 3: 2 điểm X 2(TS) = 4
Công việc 4: 4 điểm X 1(TS) = 4
Sau đó chúng ta lấy tổng số điểm chia cho tổng số trọng số, sẽ ra số liệu hoàn thành KPI của công việc đó.
Tổng điểm = (9+6+4+4)/9=2,5
Kết quả nhân viên cần cố gắng thêm
Bạn có thể điều chỉnh các con số bên trên theo từng mức độ để phù hợp với tình hình công ty và doanh nghiệp.
Tóm lại, để lập KPI hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu tổng thể và mục tiêu của từng phòng ban, lựa chọn KPI phù hợp, thiết lập mục tiêu và chỉ tiêu, phân bổ trách nhiệm và đánh giá KPI định kỳ để điều chỉnh nếu cần thiết. Nếu biết cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp một cách hiệu quả, thì sẽ có thể đo lường và đánh giá hiệu quả của hoạt động kinh doanh, từ đó tối ưu hóa quy trình và tăng cường năng suất làm việc.
Các lợi ích khi doanh nghiệp xây dựng KPI
KPI là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp đo lường, đánh giá và quản lý hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Dưới đây là 7 lợi ích khi biết cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp một cách hiệu quả
Tăng sự tập trung và định hướng mục tiêu
Việc lập KPI giúp doanh nghiệp tập trung và định hướng mục tiêu cụ thể hơn. Điều này giúp cho các nhân viên và phòng ban có thể tập trung hoàn thành các nhiệm vụ, dự án, công việc theo mục tiêu đã đề ra.
Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên
KPI giúp đo lường và đánh giá kết quả công việc một cách chính xác. Điều này giúp cho các nhân viên có thể biết được năng lực, hiệu quả của công việc mình đang làm và cải thiện các kỹ năng để nâng cao hiệu quả làm việc.
Theo dõi và đánh giá kết quả công việc một cách chính xác
KPI giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá kết quả công việc một cách chính xác, từ đó đưa ra những quyết định và cải tiến trong công việc.
Tối ưu hóa quy trình làm việc
KPI giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian, tăng năng suất làm việc, từ đó giảm chi phí và tăng doanh thu.
Tăng tính minh bạch và trách nhiệm trong công việc
KPI giúp doanh nghiệp tăng tính minh bạch trong công việc và trách nhiệm của từng cá nhân. Nếu bạn biết cách lập KPI cho doanh nghiệp một cách hiệu quả, thì nhân viên của bạn sẽ biết mình phải đạt được những chỉ tiêu nào và sẽ chịu trách nhiệm khi không hoàn thành được công việc đó.
Đào tạo và phát triển nhân viên theo hướng mục tiêu
KPI giúp doanh nghiệp định hướng đào tạo và phát triển nhân viên theo hướng mục tiêu. Nhân viên sẽ biết được những kỹ năng, kiến thức cần thiết để đạt được chỉ tiêu của mình.
Tìm hiểu thêm: Tại sao traffic tăng nhưng không bán được hàng?
3 sai lầm thường gặp phải khi xây dựng KPI
Việc xây dựng KPI không đúng cách có thể gây ra nhiều sai lầm và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là 3 sai lầm thường gặp khi bạn không biết cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp:
Lựa chọn KPI không phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp
Việc lựa chọn KPI không phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp là một sai lầm thường gặp. Điều này có thể xảy ra khi các nhà quản lý không hiểu rõ các mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp hoặc khi họ chọn các chỉ tiêu dễ đo lường mà không liên quan đến mục tiêu của doanh nghiệp. Kết quả là KPI không đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp và không cung cấp thông tin đầy đủ để đánh giá hiệu quả hoạt động, điều này cho thấy việc biết cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp quan trọng đến như thế nào.
Thiết lập mục tiêu không rõ ràng
Mục tiêu rõ ràng và cụ thể là điều cần thiết để xây dựng KPI hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc sai lầm khi thiết lập mục tiêu quá chung chung, không rõ ràng và khó đo lường. Khi đó, việc thiết lập KPI sẽ trở nên khó khăn, gây mất thời gian và không cung cấp được kết quả đúng đắn.
Đánh giá KPI không chính xác hoặc quá chủ quan
Đánh giá KPI không chính xác hoặc quá chủ quan là một sai lầm thường gặp khi xây dựng KPI. Điều này có thể xảy ra khi các nhà quản lý không có đủ thông tin hoặc không đánh giá KPI một cách khách quan. Kết quả là các quyết định dựa trên KPI này sẽ không chính xác và có thể ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Tóm lại, xây dựng KPI là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Để đạt được hiệu quả cao nhất, bạn cần phải biết cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp gắn với với mục tiêu của từng phòng ban, lựa chọn KPI phù hợp, thiết lập mục tiêu và chỉ tiêu cho KPI, phân bổ trách nhiệm cho việc đạt KPI cho từng vị trí và phòng ban, và đánh giá và điều chỉnh KPI định kỳ.
Một số lưu ý khi xây dựng KPI cho doanh nghiệp
Sau khi tham khảo cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp, cần lưu ý các vấn đề sau:
Lưu ý khi xác định mục tiêu và KPI
- Đảm bảo mục tiêu và KPI phù hợp với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.
- Xác định các mục tiêu cụ thể, đo lường được và đảm bảo tính khả thi trong thực tế.
- Tập trung vào các KPI mang tính quyết định, đóng góp vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.
Lưu ý khi thiết lập chỉ tiêu cho KPI
- Thiết lập các chỉ tiêu dựa trên các mục tiêu cụ thể đã định ra.
- Đảm bảo tính khả thi của chỉ tiêu và xác định nguồn tài nguyên cần thiết để đạt được chỉ tiêu đó.
- Sử dụng các chỉ tiêu đo lường kết quả hoặc tiến độ thực hiện để đảm bảo độ chính xác và minh bạch.
Lưu ý khi phân bổ trách nhiệm và đánh giá KPI
- Phân bổ trách nhiệm cho các vị trí và phòng ban sao cho phù hợp với năng lực và trách nhiệm của từng người.
- Tạo cơ chế đánh giá hiệu quả của KPI và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình đánh giá.
- Chủ động điều chỉnh KPI khi cần thiết để đáp ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh và chiến lược của doanh nghiệp.
Với những lưu ý trên, các doanh nghiệp có thể xây dựng được hệ thống KPI hiệu quả, giúp định hướng mục tiêu, tăng hiệu quả làm việc của nhân viên và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Xem thêm: SEO Web là gì ? Vì sao doanh nghiệp cần làm SEO
Trên đây là những thông tin về cách xây dựng KPI cho doanh nghiệp, và tầm quan trọng của việc xây dựng và áp dụng chúng trong hoạt động kinh doanh. Nếu bạn đang cảm thấy khó khăn trong việc xây dựng và thực thi KPI cho doanh nghiệp của mình, hãy đến với DGM ASIA – đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp marketing và xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp hàng đầu hiện nay. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ tối ưu nhất, giúp bạn xác định và áp dụng KPI một cách hiệu quả, từ đó nâng cao hoạt động kinh doanh và cạnh tranh trên thị trường. Hãy liên hệ với chúng tôi để biết thêm chi tiết!
