Chi phí tuyển team marketing in-house vs thuê agency: Chủ doanh nghiệp nên chọn gì?

Chi phí tuyển team marketing inhouse vs thuê agency, chủ doanh nghiệp nên chọn gì là bài toán nan giải. Đây không chỉ là vấn đề chi phí, mà còn liên quan đến hiệu quả, kiểm soát và sự linh hoạt. Bài viết dưới đây sẽ DGMA sẽ phân tích sâu hơn để giúp bạn đưa ra những lựa chọn phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp. 

Tầm quan trọng chọn hướng đi phù hợp giữa in house và thuê agency 

Trong bối cảnh marketing ngày càng phức tạp và đòi hỏi chuyên môn sâu rộng, quyết định lựa chọn giữa việc xây dựng đội ngũ marketing in-house (nội bộ) hay hợp tác với một agency marketing bên ngoài là một trong những quyết định chiến lược quan trọng nhất đối với mọi doanh nghiệp. 

Đây không chỉ đơn thuần là bài toán về chi phí, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động, khả năng thích ứng với thị trường và tốc độ đạt được mục tiêu kinh doanh.

Việc chọn hướng đi đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa nguồn lực: Mỗi mô hình đều có những ưu và nhược điểm riêng về chi phí nhân sự, công cụ, đào tạo và thời gian. Lựa chọn phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp phân bổ ngân sách hiệu quả nhất, tránh lãng phí vào những khoản đầu tư không cần thiết hoặc kém hiệu quả.
• Nâng cao hiệu suất: Một đội ngũ phù hợp, dù là in-house hay agency, sẽ phát huy tối đa năng lực, triển khai các chiến dịch marketing một cách chuyên nghiệp và đạt được kết quả mong muốn. Ngược lại, một lựa chọn sai lầm có thể dẫn đến việc chậm trễ, kém hiệu quả, và bỏ lỡ cơ hội thị trường.
• Đảm bảo sự linh hoạt và khả năng thích ứng: Thị trường thay đổi liên tục, đặc biệt trong lĩnh vực digital marketing. Khả năng điều chỉnh chiến lược nhanh chóng, thử nghiệm ý tưởng mới và áp dụng công nghệ tiên tiến là rất cần thiết. Quyết định đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp có được sự linh hoạt cần thiết để không bị tụt hậu.
• Xây dựng và phát triển thương hiệu bền vững: Marketing không chỉ là bán hàng mà còn là xây dựng hình ảnh và giá trị thương hiệu. Một chiến lược được thực hiện bởi đội ngũ phù hợp sẽ đảm bảo thông điệp nhất quán, tạo dựng lòng tin và mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Tham khảo: Làm sao đo lường hiệu quả phòng marketing nội bộ?

Chi phí của đội ngũ Marketing in- house như thế nào? 

Việc xây dựng một đội ngũ marketing nội bộ (in-house) đòi hỏi doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến việc duy trì và phát triển đội ngũ đó. Dưới đây là các loại chi phí chính mà doanh nghiệp cần cân nhắc:

Chi phí nhân sự

Đây sẽ là khoản chi phí lớn nhất khi xây dựng đội ngũ in-house. Bao gồm:

Lương và phúc lợi:

• Lương cứng: Khoản lương hàng tháng cố định cho từng vị trí (Marketing Manager, Content Creator, SEO Specialist, Social Media Specialist, Graphic Designer, Performance Marketing Specialist…). Mức lương sẽ phụ thuộc vào kinh nghiệm, trình độ và vị trí địa lý.
• Phúc lợi bắt buộc: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật.
• Phúc lợi bổ sung: Các chế độ đãi ngộ khác như bảo hiểm sức khỏe cá nhân, trợ cấp ăn trưa, đi lại, điện thoại, thưởng lễ, thưởng cuối năm, lương tháng 13, phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm… Những khoản này giúp thu hút và giữ chân nhân tài.

Chi phí tuyển dụng:

• Phí đăng tin tuyển dụng: Trên các trang web việc làm, mạng xã hội chuyên nghiệp.
• Phí dịch vụ của headhunter (nếu có): Đối với các vị trí cấp cao hoặc khó tìm kiếm.
• Thời gian và nguồn lực nội bộ: Chi phí cho bộ phận HR để sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, làm thủ tục nhận việc.

Chi phí đào tạo và phát triển

Để đảm bảo đội ngũ luôn cập nhật kiến thức và kỹ năng mới, đặc biệt trong lĩnh vực marketing thay đổi nhanh chóng, doanh nghiệp cần đầu tư vào:

• Đào tạo kỹ năng chuyên môn:
  • Các khóa học chuyên sâu: Về SEO nâng cao, quảng cáo đa kênh (Google Ads, Facebook Ads), phân tích dữ liệu, content marketing, video marketing, AI marketing…
  • Workshop, hội thảo: Tham gia các sự kiện ngành để học hỏi xu hướng và kinh nghiệm từ chuyên gia.
  • Chứng chỉ chuyên ngành: Chi phí thi và duy trì các chứng chỉ quan trọng.
• Phát triển kỹ năng mềm: Kỹ năng quản lý dự án, làm việc nhóm, giao tiếp, giải quyết vấn đề…
• Mua tài liệu, sách báo chuyên ngành: Cung cấp nguồn tài liệu học tập cho đội ngũ.
• Chi phí cho diễn giả hoặc chuyên gia đào tạo nội bộ: Tổ chức các buổi training riêng tại công ty (Nếu có)

Tham khảo: Xây dựng team Marketing nội bộ trong kỷ nguyên AI

Chi phí quản lý và vận hành 

Đây là các chi phí để duy trì hoạt động hàng ngày của đội ngũ marketing:

• Chi phí văn phòng phẩm và thiết bị: Máy tính, màn hình, phần mềm chuyên dụng (thiết kế, chỉnh sửa video, công cụ SEO, CRM, công cụ tự động hóa marketing, công cụ quản lý dự án…), điện thoại, internet, văn phòng phẩm…
• Chi phí không gian làm việc: Tiền thuê văn phòng, điện, nước, điều hòa, vệ sinh… (nếu tính theo phần diện tích sử dụng của team marketing).
• Chi phí công cụ và phần mềm:
  • Phần mềm SEO: Ahrefs, SEMrush, Screaming Frog…
  • Phần mềm quảng cáo và phân tích: Facebook Business Manager, Power BI, Tableau…
  • Phần mềm tự động hóa marketing (Marketing Automation): HubSpot, Mailchimp, Salesforce Marketing Cloud…
  • Phần mềm quản lý nội dung (CMS):Shopify (nếu không có đội ngũ dev riêng).
  • Phần mềm thiết kế và chỉnh sửa: Adobe Creative Suite (Photoshop, Illustrator, Premiere Pro…), Canva Pro…
  • Phần mềm quản lý dự án: Asana, Trello, Jira…
• Chi phí quản lý: Thời gian và nguồn lực của cấp quản lý (Trưởng phòng, Giám đốc Marketing) để điều hành, giám sát và đánh giá hiệu suất của đội ngũ.
• Chi phí phát sinh khác: Các khoản phí không lường trước như sửa chữa thiết bị, chi phí đi lại công tác, chi phí team building…

Chi phí thuê agency marketing như thế nào? 

Khi doanh nghiệp quyết định thuê một agency marketing bên ngoài, các khoản chi phí sẽ có sự khác biệt so với việc xây dựng đội ngũ in-house. Thay vì trả lương và quản lý nhân sự trực tiếp, doanh nghiệp sẽ trả phí dịch vụ cho agency theo các mô hình khác nhau. 

Dưới đây là các loại chi phí chính khi thuê agency marketing:

Chi phí dịch vụ theo gói 

Phí này có thể được tính theo nhiều mô hình, thường là dưới dạng gói dịch vụ:

• Phí cố định theo dự án (Project-based fee): Agency sẽ đưa ra một mức giá trọn gói cho một dự án cụ thể (ví dụ: thiết kế lại website, triển khai một chiến dịch quảng cáo, sản xuất một series video). Mức phí này được thỏa thuận trước và không thay đổi trừ khi có phát sinh yêu cầu ngoài hợp đồng.
• Phí duy trì hàng tháng (Retainer fee): Doanh nghiệp trả một khoản phí cố định hàng tháng cho agency để họ cung cấp một tập hợp các dịch vụ marketing liên tục (ví dụ: quản lý fanpage, SEO duy trì, chạy quảng cáo hàng tháng, sản xuất nội dung định kỳ…). Đây là mô hình phổ biến cho các mối quan hệ hợp tác lâu dài.
• Phí dựa trên hiệu suất (Performance-based fee): Agency chỉ nhận được một phần hoặc toàn bộ phí dịch vụ khi đạt được các mục tiêu cụ thể đã thỏa thuận (ví dụ: số lượng lead, tỷ lệ chuyển đổi, doanh số bán hàng). Đôi khi, đây có thể là một phần thưởng thêm ngoài phí cố định.
• Phí hoa hồng (Commission-based fee): Thường áp dụng trong quảng cáo. Agency nhận một phần trăm trên tổng ngân sách quảng cáo mà doanh nghiệp chi trả.

Chi phí phát sinh 

Mặc dù hợp đồng với agency thường cố gắng bao quát hết các chi phí, nhưng vẫn có thể có những khoản phát sinh không lường trước hoặc nằm ngoài phạm vi hợp đồng ban đầu:

• Ngân sách truyền thông/Quảng cáo: Đây là khoản chi phí mà agency sẽ thay mặt doanh nghiệp chi trả trực tiếp cho các nền tảng quảng cáo (Google Ads, Facebook Ads, TikTok Ads, Zalo Ads, quảng cáo báo chí, TV, radio…). Khoản này hoàn toàn tách biệt với phí dịch vụ của agency và thường được doanh nghiệp chuyển khoản riêng.
• Chi phí sản xuất nội dung/media đặc biệt: Nếu dự án yêu cầu các nội dung đặc biệt như chụp ảnh/quay video chuyên nghiệp, thiết kế đồ họa phức tạp, thuê diễn viên/người mẫu… các khoản này có thể được tính riêng hoặc là một phần trong gói dịch vụ trọn gói tùy theo thỏa thuận.
• Chi phí công cụ, phần mềm chuyên dụng: Mặc dù agency thường đã sở hữu các công cụ và phần mềm marketing chuyên nghiệp (Ahrefs, SEMrush, HubSpot, v.v.), nhưng trong một số trường hợp đặc biệt hoặc theo yêu cầu của khách hàng, agency có thể tính thêm phí sử dụng hoặc yêu cầu doanh nghiệp chi trả cho các công cụ chuyên biệt chỉ phục vụ dự án của họ.
• Phí di chuyển, công tác: Nếu agency cần đến địa điểm của doanh nghiệp hoặc các địa điểm khác để thực hiện dự án, các chi phí đi lại, ăn ở có thể được tính thêm.
• Phí chỉnh sửa/thay đổi vượt quá số lần quy định: Hợp đồng thường có điều khoản về số lần chỉnh sửa miễn phí, các chỉnh sửa bổ sung sẽ bị tính phí.

Chi phí quản lý và phối hợp 

Mặc dù doanh nghiệp không phải trả lương cho đội ngũ quản lý của agency, nhưng vẫn có những chi phí liên quan đến việc quản lý mối quan hệ và phối hợp công việc với agency:

• Thời gian của nhân sự nội bộ: Doanh nghiệp cử một hoặc một vài nhân sự nội bộ (ví dụ: Marketing Manager, Brand Manager, chủ doanh nghiệp) để làm việc trực tiếp với agency, cung cấp thông tin, phê duyệt kế hoạch, đánh giá báo cáo và đưa ra phản hồi. Thời gian này tuy không phải chi phí tiền mặt trực tiếp cho agency nhưng là chi phí cơ hội và nguồn lực nội bộ.
• Chi phí giao tiếp: Các cuộc họp, điện thoại, email để trao đổi thông tin và thống nhất công việc. Mặc dù thường không tính phí riêng, nhưng đây là một phần của chi phí vận hành.
• Chi phí điều chỉnh/đánh giá: Thời gian và nguồn lực để đánh giá hiệu quả của agency, điều chỉnh hợp đồng hoặc tìm kiếm agency mới nếu cần.

So sánh tổng thể Inhouse và agency 

Quyết định giữa việc xây dựng đội ngũ marketing nội bộ (in-house) hay hợp tác với agency bên ngoài là một lựa chọn chiến lược quan trọng. Dưới đây là bảng so sánh tổng thể dựa trên các tiêu chí chính để giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp.

Khi nào nên chọn in-house? Khi nào nên thuê agency?

Khi nào nên chọn in – house?

Bạn nên chọn xây dựng đội ngũ marketing in-house khi doanh nghiệp của bạn đáp ứng các tiêu chí sau:

• Muốn kiểm soát marketing chặt chẽ: Nếu bạn muốn có toàn quyền kiểm soát mọi khía cạnh của chiến lược, thông điệp và quy trình thực hiện, từ khâu ý tưởng đến triển khai cuối cùng, đội ngũ in-house sẽ là lựa chọn lý tưởng. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp có thương hiệu nhạy cảm hoặc cần sự thống nhất tuyệt đối trong thông điệp.
• Có định hướng phát triển lâu dài và bền vững: Nếu marketing là một phần cốt lõi trong chiến lược tăng trưởng dài hạn của doanh nghiệp và bạn muốn xây dựng một nền tảng kiến thức, kinh nghiệm nội bộ sâu sắc về khách hàng và sản phẩm/dịch vụ của mình, việc đầu tư vào một team in-house là hợp lý. Họ sẽ tích lũy kinh nghiệm, hiểu rõ hơn về văn hóa doanh nghiệp và tạo ra giá trị bền vững theo thời gian.
• Sẵn sàng đầu tư xây dựng hệ thống nội bộ: Xây dựng team in-house đòi hỏi sự đầu tư đáng kể không chỉ về chi phí nhân sự (lương, phúc lợi, tuyển dụng) mà còn về chi phí đào tạo, phát triển, cung cấp cơ sở vật chất, công cụ, phần mềm chuyên dụng và thời gian quản lý. Nếu bạn có nguồn lực và sẵn sàng cam kết cho những khoản đầu tư này để có được một đội ngũ tận tâm và chuyên biệt, in-house là lựa chọn tốt.

Tham khảo: Quy trình xây dựng kế hoạch digital marketing cho doanh nghiệp

Khi nào nên thuê agency? 

Ngược lại, bạn nên cân nhắc hợp tác với agency marketing khi:

• Ngân sách hạn chế hoặc không ổn định: Thay vì gánh vác chi phí cố định lớn của một đội ngũ in-house, agency cho phép bạn trả phí theo dự án, gói dịch vụ hoặc hiệu suất, giúp dễ dàng kiểm soát ngân sách hơn.
• Cần chuyên môn đa dạng và chuyên sâu: Các agency thường có đội ngũ chuyên gia về nhiều lĩnh vực khác nhau (SEO, quảng cáo, content, thiết kế, video, phân tích dữ liệu) với kinh nghiệm làm việc đa ngành. Nếu bạn cần các kỹ năng chuyên biệt mà không thể hoặc không muốn tuyển dụng từng vị trí, agency là giải pháp tối ưu.
• Cần triển khai nhanh chóng các chiến dịch hoặc dự án cụ thể: Agency có thể nhanh chóng bắt tay vào công việc mà không cần thời gian tuyển dụng hay đào tạo. Họ phù hợp cho các dự án ngắn hạn, chiến dịch ra mắt sản phẩm hoặc khi bạn cần “đẩy” mạnh marketing trong một thời gian nhất định.
• Muốn tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi: Giao phó mảng marketing cho agency giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng quản lý, cho phép ban lãnh đạo tập trung toàn bộ nguồn lực vào việc phát triển sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động kinh doanh chính.
• Thiếu nguồn lực quản lý: Nếu bạn không có đủ thời gian hoặc chuyên môn để quản lý một đội ngũ marketing lớn, agency sẽ tự quản lý các quy trình nội bộ của họ, bạn chỉ cần quản lý mối quan hệ và chất lượng đầu ra.
• Cần góc nhìn khách quan và xu hướng mới: Agency thường làm việc với nhiều khách hàng và ngành nghề khác nhau, giúp họ có cái nhìn tổng quan về thị trường, các xu hướng mới và đưa ra những ý tưởng đột phá, khách quan mà một đội ngũ in-house có thể bỏ lỡ.

Kết hợp 2 team inhouse và agency: Mô hình 50 – 50 

Trong bối cảnh tối ưu hóa tiếp thị kỹ thuật số và tự động hóa tăng trưởng (DGMA), nhiều doanh nghiệp nhận ra rằng việc lựa chọn hoặc in-house hoặc agency có thể không hoàn toàn tối ưu. 

Thay vào đó, một mô hình kết hợp đang trở nên phổ biến, đặc biệt là mô hình 50-50 DGMA, tận dụng thế mạnh của cả hai bên để đạt hiệu quả cao nhất.

Mô hình 50-50 DGMA: Tập trung vào Content và Design In-house

Trong mô hình này, doanh nghiệp sẽ xây dựng một đội ngũ in-house tập trung vào các vị trí cốt lõi như Content (Nội dung) và Design (Thiết kế). Đồng thời, họ sẽ hợp tác với agency bên ngoài để xử lý các mảng chuyên môn sâu hơn hoặc đòi hỏi nguồn lực lớn.

• Hiểu biết sâu sắc về thương hiệu và sản phẩm: Content và Design là những yếu tố truyền tải trực tiếp tiếng nói, giá trị và bản sắc của doanh nghiệp. Đội ngũ in-house sẽ hiểu rõ nhất về sản hiệu quả nhất về tầm nhìn, văn hóa nội bộ và thông điệp cốt lõi của bạn. Điều này giúp họ tạo ra nội dung và thiết kế có tính đồng bộ, chân thực và dễ dàng kết nối với khách hàng mục tiêu hơn.
• Kiểm soát chất lượng và thông điệp chặt chẽ: Với Content và Design in-house, bạn có thể dễ dàng kiểm soát chất lượng, phong cách và sự nhất quán của mọi ấn phẩm truyền thông. Việc chỉnh sửa, điều chỉnh theo phản hồi nội bộ cũng diễn ra nhanh chóng và linh hoạt hơn.
• Tốc độ phản hồi và điều chỉnh: Khi một ý tưởng mới xuất hiện hoặc cần thay đổi nhanh chóng một thông điệp, đội ngũ nội bộ có thể phản ứng gần như tức thì, đảm bảo chiến dịch không bị chậm trễ.
• Bảo mật thông tin: Content và Design thường xuyên làm việc với thông tin nhạy cảm về sản phẩm mới, chiến lược ra mắt hoặc dữ liệu khách hàng. Giữ các vị trí này in-house giúp tăng cường bảo mật thông tin nội bộ.

Tham khảo: Công cụ cần có để xây team Marketing nội bộ

Vai trò của Agency trong mô hình 50-50 DGMA:

Trong khi team in-house tập trung vào Content và Design, agency sẽ đảm nhận các mảng khác của marketing, thường là những lĩnh vực đòi hỏi chuyên môn rất cao, cập nhật liên tục hoặc cần nguồn lực lớn, ví dụ:

• Performance Marketing (Quảng cáo trả phí): Chạy Google Ads, Facebook Ads, tối ưu chuyển đổi.
• SEO chuyên sâu: Nghiên cứu từ khóa, tối ưu kỹ thuật, xây dựng liên kết phức tạp.
• Marketing Automation: Thiết lập và quản lý các hệ thống tự động hóa marketing phức tạp.
• Phân tích dữ liệu lớn: Sử dụng các công cụ phân tích nâng cao để đưa ra insights chuyên sâu.
• PR và Quản lý khủng hoảng: Các lĩnh vực đòi hỏi kinh nghiệm xử lý tình huống đặc biệt.

Lợi ích của mô hình 50-50 DGMA:

• Tối ưu chi phí và nguồn lực: Doanh nghiệp chỉ đầu tư vào các vị trí in-house mang lại giá trị cốt lõi và kiểm soát cao, đồng thời tận dụng chuyên môn và công cụ sẵn có của agency cho các mảng khác.
• Tận dụng tối đa thế mạnh: Kế thừa sự hiểu biết sâu sắc về thương hiệu từ team in-house (Content & Design) và kinh nghiệm đa dạng, công nghệ tiên tiến từ agency.
• Đảm bảo sự linh hoạt: Dễ dàng điều chỉnh quy mô dịch vụ agency theo nhu cầu, trong khi vẫn duy trì một “trung tâm” marketing vững chắc nội bộ.
• Hiệu quả cao hơn: Sự kết hợp giữa khả năng thấu hiểu nội bộ và chuyên môn bên ngoài giúp các chiến dịch marketing được triển khai một cách toàn diện và hiệu quả hơn.

Mô hình 50-50 DGMA là một lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn có sự kiểm soát đáng kể đối với thương hiệu và thông điệp cốt lõi, nhưng vẫn muốn tiếp cận các chuyên môn và công nghệ tiên tiến từ agency mà không phải chịu toàn bộ gánh nặng chi phí và quản lý của một đội ngũ marketing in-house toàn diện.

Kết luận 

Trên đây là những thông tin hữu ích về chi phí tuyển marketing in house vs thuê agency, chủ doanh nghiệp nên chọn gì. Để đưa ra giải pháp phù hợp nhất với đặc thù và mục tiêu riêng của Quý doanh nghiệp, hãy liên hệ DGMA. Chúng tôi sẽ hỗ trợ phân tích chi tiết và tư vấn chuyên sâu để giúp bạn đưa ra lựa chọn hiệu quả nhất.